| |
|
|
|
Les méthodes
d'achat (demande de
prix, appel d'offres,
invitation à
soumissionner, contrat
direct, achat
local)
Une demande de prix (RFQ) est habituellement utilisée
pour l’achat de marchandises, travaux de génie
civil et/ou services lorsque la valeur du marché
est comprise entre 2 500 USD et 100 000 USD. Si
les produits sont requis sur une base répétitive,
et la valeur cumulative du marché excède
100 000 USD au cours de l’année calendaire,
le Groupe d’activité doit soit utiliser
l’appel d'offres (ITB) soit une demande de
prix (RFQ), selon ses besoins particuliers.
Une RFQ demande des propositions, et d’autres
modalités et conditions commerciales pour
les produits nécessaires, à une liste
de fournisseurs. Pour respecter une concurrence
efficace, les Groupes d’activité doivent
évaluer les propositions d’au moins
trois réponses [lorsque l’offre correspond
aux exigences (c.-à-d. les caractéristiques,
conditions de livraison, modalités et conditions
du PNUD)] ET propositions qualifiées [ou
le fournisseur satisfait les critères d’éligibilité
de base], puis l’attribution s’effectue
à l’offre acceptable proposant le prix
le plus bas. haut
Un appel d'offres (ITB) est en général
utilisé pour l’achat de marchandises
d’une valeur de 100 000 USD ou plus ; ou lorsqu’aucune
approche technique au projet en question, ou gestion/surveillance
d’une activité de projet n’est
demandée des fournisseurs potentiels. L’ITBS
impose certaines exigences aux fournisseurs pour
qu’ils satisfassent aux caractéristiques
précises des marchandises recherchées
par le PNUD. Les ITB peuvent également s’appliquer
aux achats de travaux de génie civil ou de
service qui peuvent être exprimés quantitativement
et qualitativement.
Les ITB garantissent des annonces publiques ou la
demande d’offres d’une liste de fournisseurs
qualifiés. Lorsqu’une liste de fournisseur
est utilisée pour des appels d'offres, des
justifications adéquates (c.-à-d.
préqualification des fournisseurs ; annonce
d’une manifestation d'intérêt
; annonce ouverte menée au cours des 12 derniers
mois ; urgence) doivent être fournies.
Pour respecter l’économie et l’efficacité,
les Groupes d’activité doivent évaluer
les propositions d’au moins trois réponses
[lorsque l’offre correspond aux exigences
(c.-à-d. les caractéristiques, conditions
de livraison, modalités et conditions du
PNUD)] ET propositions qualifiées [ou le
fournisseur satisfait les critères d’éligibilité
de base], puis l’attribution s’effectue
à l’offre acceptable proposant le prix
le plus bas. haut
Une invitation à soumissionner (RFP) est
recommandée pour tous les marchés
dépassant 100 000 USD, pour lesquels les
produits et/ou résultats ne peuvent être
exprimés suffisamment en détail, au
niveau quantitatif ou qualitatif, au moment ou l’invitation
est lancée, par exemple, lorsque des services
de consultation ou similaire ou marchandises complexes
sont requis par le Groupe d’activité.
Bien que des invitations à soumissionner
(RFP) puissent également être utilisées
pour l’achat de marchandises, travaux de génie
civil et/ou services dont la valeur est estimée
à moins de 100 000 USD, elles sont en général
plus compliquées que les RFQ et ITB, impliquant
de nombreux processus différents, et donc
une acceptation plus formelle des procédures
d’achat. Les RFP invitent les fournisseurs
potentiels à répondre à l’appel
d'offres en offrant une solution aux caractéristiques
spécifiques, cahier des charges ou conditions
décrivant les besoins. En plus des solutions
généralement proposées sous
forme d’une proposition technique, les fournisseurs
potentiels doivent indiquer tous les coûts
associés comme une proposition financière
séparée.
De la même manière, pour respecter
l’économie et l’ efficacité,
les Groupes d’activité doivent évaluer
les propositions d’au moins trois réponses
[lorsque l’offre correspond aux exigences
(c.-à-d. les caractéristiques, conditions
de livraison, modalités et conditions du
PNUD)] ET propositions qualifiées [ou le
fournisseur satisfait les critères d’éligibilité
de base] reçus selon la méthode du
double enveloppe, puis l’attribution s’effectue
à l’offre la plus réactive aux
besoins spécifiés, y compris le prix
et d’autres facteurs. haut
Contrairement aux méthodes d’invitation
concurrentielle susmentionnées, l’engagement
direct, sans concurrence, peut être utilisé
lorsqu’un Groupe d’activité engage
les services du Bureau des services d'achat interorganisations
(IAPSO) ou d’une autre agence de l’ONU
; ou utilise un accord global à long terme
(LTA) exécuté par un IAPSO ou siège
; ou, alternativement, un LTA local.
Le Groupe d'activité peut considérer
l’utilisation des services d’achat d’IAPSO,
ou d’une autre agence de l’ONU, pour
effectuer les activités formelles des appels
d’offres internationaux pour des demandes
d’équipement considérables.
L’IAPSO ou l’agence de l’ONU peut
effectuer des appels d'offres, contre paiement,
au nom du Bureau de pays, basés sur des caractéristiques
techniques génériques et présenter
le résultat pour approbation finale avant
l’attribution du marché. Au lieu du
Groupe d’activité, l’IAPSO doit
recherche l’approbation pertinente du Comité
des marchés et des achats (CAP) et du comité
consultatif des achats (ACP) le cas échéant,
en ligne avec les exigences en vigueur au PNUD.
Lorsqu’une agence de l’ONU a été
engagée pour entreprendre un processus concurrentiel,
toute approbation et examen consécutif doit
être conforme aux directives d’achat
de cette agence. De ce fait, les groupes d'activité
n’auront besoin d’aucune approbation
complémentaire, peu importe le montant du
marché, des comités de contrôle
des marchés.
Pour les articles d’usage normal, comme les
équipements de santé, les ordinateurs,
les fournitures et équipements de bureau,
les équipements de communication, les logiciels
etc., l’IAPSO a conclu lui-même des
LTA avec un certain nombre de fournisseurs et soutenu
plusieurs LTA existants de l’ONU Les Groupes
d’activités ne sont donc pas obligés
de chercher l’approbation du CPO pour des
produits basés sur des LTA, et peuvent émettre
des bons de commande sous contrat direct, peu importe
le montant du contrat. Pour profiter de ces arrangements
concurrentiels, nous conseillons aux Groupes d’activité
de visiter UN Web Buy – le portail d’achat
entretenu par l’IAPSO. UN Web Buy fournit
également des prix de référence
pour une comparaison avec les marchés locaux.
Cependant, de tels prix sont strictement confidentiels
et ne doivent pas être utilisés ou
divulgués dans des négociations de
marché avec des tiers, ébranlant les
principes d’achat d’équité
et de concurrence du PNUD.
En plus des produits disponibles via UN Web Buy,
le IAPSO offre également l’achat très
économique de produits fréquemment
achetés basés sur les LTA d’autres
membres du groupe de travail des services d’achat
interorganisations.
Pour des services consultatifs de gestion ou de
TI, des ordinateurs, véhicules, médicaments
du Fonds mondial et de l’équipement
sanitaire, le siège du PNUD a conclu des
LTA globaux avec différents fournisseurs,
applicables à tous les Groupes d’activité
du PNUD. Lorsqu’un seul LTA du PNUD existe
pour un service ou produit particulier, les Groupes
d’activité ne sont pas obligés
de chercher l’examen et l’approbation
des Comités de contrôle des marchés
(c.-à-d. CAP, ACP) ou le CPO pour des produits
basés sur des LTA et peuvent émettre
des bons de commande par contrat direct, peu importe
le montant du marché.
De l’autre côté, lorsque plusieurs
LTA existent pour un produit ou service particulier,
les Groupes d'activité doivent lancer des
offres des prix informelles. Par exemple, le siège
entretient un LTA avec les sociétés
A, B et C pour des services de gestion & de
mise en œuvre du changement. Un Groupe d'activité
ne doit pas engager les services de A sans d’abord
obtenir et évaluer les propositions de B
et C.
Alternativement, lorsqu’un Bureau de pays
a besoin de services ou de produits sur une base
régulière, les Groupes d'activité
peuvent opter pour l’établissement
d’un LTA local avec le fournisseur de tels
services/produits afin de rationaliser leurs besoins
et simplifier le processus d’achat. Cependant,
avant d’arriver à un arrangement formel,
le Groupe d’activité doit mener un
exercice d’achat, conclu par la sélection
d’un fournisseur qui offre le meilleur rapport
qualité prix. Après l’exercice
et la sélection, le Groupe d’activité
doit demander l’examen et l’approbation
des Comités de contrôle des marchés
(c.-à-d. le CAP, l’ACP) et le CPO,
puis, si l’approbation est obtenue, le Groupe
d’activité peut émettre un LTA.
Une fois le LTA en vigueur, le Groupe d’activité
n’est pas obligé de chercher l’approbation
pour la durée de l’Accord et peut émettre
des bons de commande sous Contrat direct, peu importe
le montant du marché. haut
L’achat local est une méthode d’achat
basée sur la comparaison d’offres de
prix informelles obtenues de fournisseurs potentiels,
afin d’assurer le meilleur rapport qualité/prix,
et convient à l’achat de marchandises
standard faciles à obtenir ou des produits
aux caractéristiques standard, d’une
valeur de moins de 2 500 USD, ou de travaux de génie
civil simples, également évalués
à moins de 2 500 USD. Les bons de commande
émis pour l’achat de marchandises doivent
indiquer la description et la quantité des
marchandises et les caractéristiques des
travaux de génie civil, ainsi que la date
et le lieu de livraison (ou de fin) désirés.
Pour de tels achats, évalués à
moins de 2 500 USD, le Groupe d’activité
peut obtenir la Carte d’achat pour effectuer
le paiement. Pour le PNUD, la Carte d'achat représente
une alternative pour l’achat de marchandises
et de services, simplifiant le processus de paiement.
L’utilisation de la Carte d'achat est informelle
et remplace la petite caisse. Cependant, la Carte
d’achat ne doit jamais être utilisée
pour l’achat de biens estimés à
1 000 USD ou plus, ou qui ont une durée de
vie de plus de 3 ans. Néanmoins, comme dans
toutes les méthodes d’achat, le Groupe
d’activité doit toujours vérifier
que les marchandises ou services obtenus représentent
le meilleur rapport qualité/pris possible.
Pour demander la Carte d’achat, le Représentant
résident ou le Chef du Groupe d’activité
doit demander l’approbation de l’Administrateur
des cartes. Pour plus de renseignements sur le Programme
de la carte d’achat, consultez le Manuel de
l’utilisateur de la carte. haut
|
|
|
|
|
