Optimisation des ressources
- Équité,
intégrité et transparence - Compétition
efficace - Intérêt
pour le PNUD - Ethique
des Achats - Les méthodes d'achat (demande
de prix, appel
d'offres, invitation
à soumissionner, contrat
direct, achat
local)
Le plus important principe directeur du PNUD est
d’optimaliser les ressources. Dans le contexte
du processus des achats, obtenir une optimisation
des ressources signifie la sélection de la
soumission représentant une combinaison optimale
des coûts et bénéfices, conformément
aux besoins du groupe d’activité.
L’optimisation des ressources ne devrait pas
équivaloir l’option du prix le plus
bas, mais plutôt exiger l’évaluation
intégrée des facteurs techniques,
organisationnels et de prix par rapport à
leur importance relative (c.-à-d. la fiabilité,
la qualité, l’expérience, la
réputation, la performance, la réalité
du coût/prix et la rationalité). Les
paramètres du groupe d'activité peuvent
également inclure des objectifs sociaux,
environnementaux et autres, définis dans
le plan des achats. Le principe d’optimisation
des ressources est appliqué au moment de
l’attribution, pour sélectionner la
soumission répondant le plus efficacement
aux exigences exprimées. Pour s’assurer
de la meilleure optimisation des ressources, le
processus d’appel d'offres et de la sélection
de l’entrepreneur doit :
• favoriser la compétition ;
• réduire la complexité des
processus d’appel d’offres, d’évaluation
et de sélection ;
• garantir une évaluation impartiale
et complète des soumissions appelées
; et
• garantir la sélection de l’entrepreneur
dont la soumission aura le niveau de réalisme
le plus élevé et dont la performance
sera le plus à même d’atteindre
les descriptions, le cahier des charges ou le mandat
du Groupe d’activité. haut
Comme la concurrence est à la base d’un
achat efficace, impartial et transparent, les Groupes
d’activité sont, de ce fait, responsables
de protéger l’intégrité
du processus d’achat et de maintenir l’équité
de traitement de tous les soumissionnaires par le
PNUD. Des achats sérieux (c.-à-d.
la transparence du processus ; la probité
; des registres complets et justes ; la responsabilité
; la confidentialité) établissent
puis entretiennent des règles et procédures
réalisables et claires. haut
L’objectif des processus concurrentiels du
PNUD, tel que décrit dans ces Directives,
est de fournir une notification opportune et suffisante
des exigences du PNUD à tous les soumissionnaires
potentiels, et une opportunité équitable
de soumission aux appels d’offres pour les
marchandises, travaux de génie civil et services
nécessaires.
Les Groupes d’activité doivent s’assurer
qu’aucune restriction n’est imposée
sur les processus concurrentiels, limitant la réserve
de soumissionnaires potentiels, car le PNUD n’accepte
pas des achats attribués à des entrepreneurs
ou pays exclusifs, sauf si stipulé explicitement
dans un accord de donateur. Cependant, de telles
clauses restrictives d’achats incluses dans
un accord doivent obtenir une approbation préalable
du Responsable en chef des achats. haut
En pratique, les règles et procédures
d’achat spécifiques, établis
pour la mise en œuvre d’un programme,
dépendant des circonstances individuelles
du cas particulier ; cependant, quatre considérations
guident l’intérêt PNUD pour l’acquisition
de produits.
• le besoin d’économie et d’efficacité
dans la mise en œuvre du programme, y compris
l’achat de marchandises, de travaux de génie
civil et de services concernés ;
• l’accès aux opportunités
d’achat pour tous les soumissionnaires intéressés
et qualifiés de par le monde, excepté
lorsque d’autres critères émis
par le Conseil de Sécurité ou l’Assemblée
Général prévalent ;
• donner la même information et une
opportunité équitable à tous
les soumissionnaires éligibles dans la compétition
pour la fourniture de marchandises, de travaux de
génie civil ou des services ; et
• l’importance de la transparence dans
le processus d’achat. haut
Le PNUD exige que tous les Groupes d’activité
respectent les normes d’éthique les
plus élevées tout le long du processus
d’achat. Aux fins de cette disposition, et
selon cette politique, le PNUD définit les
termes comme suit :
• « Corruption » implique la donation,
l’acceptation, la réception ou la sollicitation,
directement ou indirectement, de toute chose de
valeur, pour influencer l’action du personnel
dans le processus d’achat ou d’exécution
de contrats ;
• « Fraude » : la représentation
erronée ou la dissimulation intentionnelle
d’un fait matériel aux fins d’induire
une autre personne à agir à cette
représentation ou dissimulation, à
son désavantage.
• « Collusion » : un plan ou combine
entre deux ou plusieurs soumissionnaires, avec ou
sans la connaissance du PNUD, conçu pour
établir des prix à des niveaux artificiels
et non-concurrentiels ;
• « Coercition » : nuire ou menacer
de nuire à des personnes ou à leurs
biens, directement ou indirectement, afin d’influencer
leur participation dans le processus d’achat,
ou d’influer sur l’exécution
d’un contrat.
Le processus d’achat du PNUD doit permettre
aux soumissionnaires de concourir pour les marchés
du PNUD sur une base juste, égalitaire et
transparente. Le personnel associé aux achats
est donc responsable pour la protection de l’intégrité
du processus d’achat et pour maintenir l’équité
dans le traitement de tous les soumissionnaires
par le PNUD.
La norme de conduite pour tout le personnel impliqué
dans les achats pour se prémunir contre les
conflits d’intérêt pouvant compromettre
l’intégrité et l’objectivité
du PNUD comprend :
• Au cours de la phase avant l’appel
d’offres, le personnel ne doit pas laisser
les soumissionnaires avoir accès aux informations,
qu’elles soient techniques, financières
ou d’autre nature, sur un achat particulier
avant qu’une telle information ne soit rendue
disponible à la communauté d’activité
dans son entier. En outre, le personnel ne doit
pas utiliser des caractéristiques, cahier
des charges ou mandats pouvant décourager
la concurrence.
• Le personnel ayant un intérêt
financier par rapport aux soumissionnaires répondant
à un appel d’offres du PNUD, est exclu
de toute implication dans le processus d’achat.
Un intérêt financier signifie n’importe
quelle valeur monétaire, y compris, mais
pas limitée à :
-Un intérêt dans une affaire consistant
d’actions, d’options sur actions ou
intérêts propriétaires similaires
dans de telles affaires, mais hors tout intérêt
dérivant uniquement par raison d’un
investissement dans une telle entreprise par une
mutuelle, fonds de pension ou autre fonds d’investissement
institutionnel sur lequel le membre du personnel
n’exerce aucun contrôle ; ou
- L’encaissement, ou bien le droit ou l’espoir
d’encaisser un quelconque revenu, sous une
ou plusieurs des formes suivantes : honoraires de
consultation, appointements, salaires, primes, exonérations,
clémence, intérêts dans un bien
immobilier ou personnel, dividendes, royalties provenant
de licence de technologies ou autres processus ou
produits, loyers, plus-value.
• Le personnel ayant un intérêt
personnel ou professionnel, ou une influence directe
ou indirecte dans un soumissionnaire répondant
à un appel d’offres du PNUD, est exclu
de toute implication dans le processus d’achat.
Les intérêts personnels ou professionnels
comprennent, mais ne se limitent pas à :
- Toute organisation, ou entreprise sur laquelle
le membre du personnel, seul ou avec un membre de
sa famille directe (c.-à-d. époux/se
ou compagnon, et enfants à charge) exerce
un intérêt de contrôle ; ou
- Toute société, partenariat, entreprise
individuelle, commerce, franchise, association,
organisation, holding, société à
responsabilité limitée, liquidation
judiciaire, affaire de trust immobilier ou autre
entité non gouvernementale lucrative, sans
but lucratif, ou caritative ; ou
- Tout poste de direction ou poste au comité
de direction du soumissionnaire, peu importe la
rémunération ; ou
- Tout poste comprenant des responsabilités
d’une part conséquente de l’entreprise
du soumissionnaire ou la gestion d’une entreprise.
• Le personnel ne doit pas révéler
des informations confidentielles et de sélection
de source, directement ou indirectement, à
un quelconque individu autre que ceux autorisés
à recevoir de telles informations, à
un quelconque moment avant ou après le processus
de sélection et d’attribution.
• Le PNUD peut exclure des fournisseurs, entrepreneurs
et consultants, des opportunités de soumission
concernant des achats dans les programmes ou projets
appuyés par le PNUD, si le soumissionnaire
en question, ou son affilié, a fourni des
services de conseils pour la préparation
et la mise en œuvre d’un projet, et afin
de prévenir un conflit d’intérêts,
le soumissionnaire et son affilié sont disqualifiés
de la fourniture de marchandises et travaux de génie
civil par la suite sous financement du PNUD pour
le même projet.
Tout personnel des achats ayant un conflit d’intérêts
actuel ou potentiel doit immédiatement en
avertir le Représentant résident/directeur
de pays (CD) ou le Chef du groupe d’activités.
Pour sauvegarder le PNUD contre toute utilisation
illégale de fonds publics pour le financement
du terrorisme, les Groupes d’activité
doivent évaluer toutes les entités
avec lesquelles ils sont en affaire afin de s’assurer
que les fonds sont utilisés pour l’objectif
prévu. Afin de maintenir un contrôle
financier de tels fonds publics, ainsi que la conformité
avec les règlements et directives du PNUD
en ce qui concerne les pratiques de financement
antiterroriste, la diligence raisonnable de l’organisation
préconise que les Groupes d’activité
:
• examinent le profil de l’entité
(c.-à-d. ses antécédents, rapports
financiers, rapports annuels) ;
• confirment l’enregistrement de l’entreprise
auprès des autorités gouvernementales
; et
• vérifient l’entité contre
la liste des terroristes et financiers du terrorisme
du Comité 1267 du Conseil de Sécurité
des Nations Unies.
Tout le personnel est responsable de la régularité
des actions entreprises par eux dans le cours de
leur service officiel. Tout membre du personnel
qui entreprend une action contraire aux Règlements
financiers et règles de gestion financière
du PNUD ou des présentes Directives peut
être tenu personnellement et financièrement
responsable des conséquences d’une
telle action. haut |
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