Le défi d'une administration plus souple, efficace, accessible et moins onéreuse

Un des bâtiment de l'administration togolaise. Crédit photo PNUD TOGO

Comme la grande majorité de ses concitoyens, Koffi, espère pouvoir désormais, sans attendre des jours et des semaines, obtenir dans les meilleurs délais tout document ou papier administratifs dont il aura besoin. ”C'est le parcours du combattant parfois” estime t-il, mettant en cause la lenteur observée et les formalités administratives exigées souvent lors de l'accomplissement de ce parcours. Mais depuis peu, les choses commencent à bouger. La mise en œuvre d'un vaste programme de réforme et de modernisation de l'administration publique togolaise soutenu par le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) et d'autres partenaires au développement permet de poser des bases solides pour l'efficacité et la performance des services publics.

En novembre 2012, un décret met en place le Comité de simplification des procédures et formalités administratives (CSPFA). Un véritable défi pour ses dix membres nommés pour un mandat de deux ans. Le 8 mai dernier, le CSPFA a officiellement lancé des activités à travers un atelier sur les processus de simplification des procédures et formalités administratives. “Vous devez aller vite et bien” leur a dit le ministre de la fonction publique et de la réforme administrative, Kokou Dzifa Adjeoda, ajoutant que le gouvernement attendait les résultats avec impatience en vue de rendre " l'administration togolaise non seulement plus efficace et efficiente, mais aussi plus souple, accessible et moins coûteuse pour les citoyens".

A retenir

  • La simplification est aujourd’hui basée sur dix (10) principes clés : publicité des procédures ; respect de la légalité ; pertinence des différentes étapes et/ou documents exigés ; présomption de bonne foi de l’usager ; non redondance ; minimisation des interactions avec l’usager ; disponibilité de formulaires clairs, gratuits et téléchargeables ; distinction claire des originaux, copies simples et copies certifiées conformes ; possibilité des demandes en ligne ; dématérialisation des documents administratifs.
  • Les opérations « Administration rapide de proximité » à partir de 2010 ont permis d’obtenir de bons résultats
  • La création d’entreprise au Togo: de 13 à 4 étapes, de 28 à 11 documents exigés, de 6 à 1 document délivré, et en termes de délais, 64 jours à 1 jour, pour un coût total de 34 400 FCFA au lieu de 75 470 FCFA initialement.

Simplifier pour plus d'efficacité

"La réforme de l’administration publique est une nécessité. C’est une condition sine qua non pour notre pays qui veut résolument se mettre sur les rails vers l’émergence, le développement durable", déclarait l’ancien Premier ministre togolais Gilbert Houngbo en décembre 2009.

L’administration publique togolaise connait de nombreuses difficultés dans son fonctionnement et dans la délivrance des services aux usagers. Elle a plus que jamais besoin de nouvelles techniques et méthodes de travail. La lenteur dans la production des actes administratifs et la lourdeur des procédures, ainsi que leur complexité s’expliquent notamment par l’absence ou la mauvaise application des normes, le formalisme excessif des procédures et par le fort cloisonnement des services. “Ces dysfonctionnements qui déroutent souvent les usagers, font indéniablement le lit de la petite corruption et l’insatisfaction chronique des citoyens” reconnait un responsable de l'administration publique.

Efficacité des services et satisfaction des usagers

En prélude à la mise en place du CSPFA, des opérations « Administration Rapide de Proximité » ont été organisées à partir de 2010. Le principe de base de ces opérations consiste en la conjugaison des deux aspects les plus importants et les plus déterminants de la perception de la qualité des prestations par les usagers que sont, la célérité dans l’obtention du service et l’accessibilité du service offrant la prestation recherchée.

Une nouvelle approche, de nouvelles méthodes

Les ministères et institutions sont donc chargés de documenter les processus de délivrance de services aux usagers notamment la collecte des données, leur analyse, des propositions de simplification et d’harmonisation de contenu, de délai, de parcours et de coûts, la révision et/ou l’adoption des bases légales. A terme, chaque institution devra mettre à la disposition du public (par internet) : la liste des formalités gérées par elle, en détaillant les étapes et en mentionnant, pour chacune d’elles, le service qui en a la charge ; les conditions d’obtention des services ; les documents délivrés à l’usager ; le coût ; la durée ; les bases légales et les moyens de recours. Ce processus devrait s’achever par la mise en place d’une plateforme d’information des procédures et formalités administratives, grâce à la technologie e-Regulation.

 

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